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Ofrecemos nuestros servicios en las instalaciones de nuestros clientes, implementamos los Centros de Administración Documental “CAD”, con los servicios de Archivo, Correspondencia, Mensajería, Digitalización, Workflow del proceso de facturación y pago con nuestros sistemas y procedimientos estandarizados y un recurso humano altamente capacitado.

Garantizamos a nuestros clientes una administración eficaz de su información en las fases de gestión, activa e inactiva, permitiéndole a su empresa dedicarse plenamente a su operación, dejando en manos de nuestra experiencia las labores técnicas y operativas esenciales en la ejecución de procesos archivísticos.

Tareas a realizar Outsourcing Gestión Documental

Recepción y radicación de correspondencias

  • Consiste en recepcionar, clasificar y radicar la correspondencia recibida tanto interna como externa y las facturas; aplicando las políticas y procedimientos establecidos.
  • Verificar que los registros estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia del interesado. Para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
  • Asignar un número consecutivo a los registros, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, así mismo generar un registro impreso de planillas de radicación y control.
  • Controlar el cumplimiento de requisitos de los registros recibidos, descritos en los instructivos establecidos por el interesado.
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Correspondencia y mensajería Outsourcing Gestión Documental

Distribución de correspondencia

  • La Distribución se relaciona con el flujo de los registros al interior de la Organización. El tiempo establecido para distribuir los registros es establecido por el interesado.
  • Identificar las dependencias competentes a las que se distribuirán los registros.
  • Generar un reporte de control de entrega de los registros.

Mensajería

  • Consiste en recepcionar y ejecutar las solicitudes de servicios de Mensajería Zonal, realizadas por los usuarios del interesado.
  • Garantizar que las solicitudes de servicios sean ejecutadas, aplicando las políticas y procedimientos establecidos por el interesado.
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Características Outsourcing Gestión Documental

Préstamo y conservación de registros

  • Consiste en garantizar el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo de acuerdo a las políticas del interesado.
  • Atender los requerimientos y solicitudes de préstamo de manera eficaz y eficiente, según los tiempos establecidos en las políticas del interesado.
  • El préstamo de los registros se debe facilitar a los usuarios con los controles correspondientes, aplicando las condiciones de acceso definidas en las políticas del interesado.
  • Garantizar que la información o registros se encuentren disponibles cuando lo requieren los usuarios y así mismo proteger la información de ser consultada sin autorización.
  • Aplicar medidas preventivas o correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los registros del archivo.
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Manejo de la información Outsourcing Gestión Documental

Transferencia de documentos

  • Recepcionar y organizar diariamente la información generada por cada dependencia para ser conservada en el archivo y para el posterior préstamo a los usuarios.
  • Aplicar normas sobre localización y transferencia de registros.
  • Realizar capacitación al personal del interesado en el manejo del archivo y en el sistema de organización técnica de los registros.
  • Actualizar constantemente al personal de la Organización, sobre la normatividad archivística vigente regida por el Archivo General de la Nación y demás entes.

Correo cerfitifacado

  • Consiste en recepcionar y ejecutar las solicitudes de servicios de Correo Nacional, realizadas por los usuarios del interesado.
  • Garantizar que las solicitudes de servicios sean ejecutadas, aplicando las políticas y procedimientos establecidos por el interesado.
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